Alice Boyes

¿Llega al final del día y siente que ha cumplido sus fechas de entrega más próximas, pero no logró nada que sea fundamentalmente importante? Difícilmente es el único. Las personas típicamente eligen completar tareas que tenían fechas de límite muy cortas, incluso en situaciones donde aquellas con fechas menos cercanas son igualmente sencillas y prometían una mayor recompensa.

¿Qué puede hacer para derrotar a la urgencia? He aquí algunas herramientas a probar:

1. Agende tareas importantes

Agendar cuándo y dónde hará algo hace que sea dramáticamente más probable el completar la tarea. Para las labores de gran importancia, trate de asignar una en la que trabaje exclusivamente durante todo el día.

2. Aísle los elementos de mayor impacto en las tareas importantes

Cuando considere una meta, también considere una versión de tamaño mediano. Coloque mentalmente lado a lado ambas versiones, y pregúntese cuál es la meta más realista. Si su tarea sigue sintiéndose intimidante, redúzcala más hasta que se sienta lograble.

3. Anticipe y maneje sus sentimientos

En términos generales, trabajar en cosas importantes típicamente requiere tener buenas habilidades para tolerar emociones incómodas, como la ansiedad. Reconocer y etiquetar las emociones específicas que hacen que una experiencia sea emocionalmente desafiante es un paso básico, pero efectivo, para reducir esas emociones.

4. Pase menos tiempo en tareas poco importantes

Las tareas poco importantes tienen una horrible tendencia a tomar más tiempo del que deberían. Por ejemplo, podría sentarse para revisar la redacción del reporte escrito por un empleado y antes de darse cuenta, ha pasado una hora entera reescribiéndolo por completo. En el futuro, podría decidir limitarse a plantear sus tres comentarios más importantes sobre cualquier pieza de trabajo que sea fundamentalmente aceptable, o darse un límite de tiempo respecto a cuánto pasara brindando anotaciones.

5. Priorice tareas que reduzcan su número de labores urgentes, pero poco importantes

La clase de escenarios que más quiere evitar son los de resolver los mismos problemas una y otra vez o dar repetidamente las mismas instrucciones. Para superar un patrón de pasar todo el día “persiguiendo vacas”, puede subcontratar, automatizar, eliminar tareas, adelgazar su flujo de trabajo o crear plantillas para las tareas recurrentes. Busque situaciones en las que pueda invertir tiempo una vez para levantar un sistema que le ahorre tiempo en el futuro, como por ejemplo haciendo una compra recurrente de papelería, en lugar de ordenar las cosas una por una conforme se agotan.

6. Ponga atención a lo que le ayuda a ver la película completa

Cuando estamos en la rutina y con la vista hacia abajo, es difícil tener el suficiente espacio mental para ver la película completa. Ponga atención a lo que naturalmente le ayuda a hacerlo. Algo que me ayuda es viajar, especialmente tomar vuelos sola. No hay nada como, literalmente, una vista de 10.000 pies para darme una perspectiva más clara de mi camino. Las hojas de cálculo también me ayudan a ver la película completa. Lo que sea que le ayude, no lo omita. Además, dese algo de tiempo después de esas actividades para descubrir cómo va a traducir sus perspectivas en planes y acciones específicas.

(Alice Boyes es una psicóloga clínica convertida en escritora y es autora de “The Healthy Mind Toolkit” y “The Anxiety Toolkit”).