Hay una creciente evidencia de que las revisiones de desempeño convencionales no están funcionando.

El otoño pasado, el 53% de los profesionales de recursos humanos, incluidos en un estudio de la Society for Human Resource Management, calificaron entre B y C+ la forma en que su organización maneja las revisiones de desempeño y solo un 2% le otorgaron una A como resultado de descubrimientos similares, algunas compañías están eliminando por completo sus revisiones anuales.

Yo encabezo una compañía de innovación, dirigida a partir de la experiencia de los usuarios – lo que significa que mi profesión es hacer los productos mejores, más intuitivos y con mayores ganancias- así que enfocamos el tema de las revisiones de desempeño como un problema de diseño. ¿Cómo podíamos obtener el máximo impacto en el menor tiempo? Analicé diferentes formas de cambiar el proceso, incluyendo la forma en que se brinda la retroalimentación, la duración de las entrevistas, quién dirige la revisión de desempeño, cuál es la meta final y qué tan a menudo se realizan.

Cuando descifré estos factores, emergió lo que ahora llamamos nuestras "revisiones de firme amabilidad." Una revisión firme y amable es simplemente una conversación personal de 10 minutos con cada empleado, para hablar acerca de una cosa que está haciendo excepcionalmente bien y otra que necesita mejorar para alcanzar el siguiente nivel.

He aquí cómo funcionan.

Primero, creé una hoja de cálculo con las siguientes columnas:

Columna 1: Nombre del empleado

Columna 2: Firmeza – Dos o tres palabras clave que sirvan como recordatorio durante la revisión. Incluya problemas de desempeño, metas no cumplidas, temas interpersonales y/o retroalimentación general sobre la calidad del trabajo, si este necesita mejorar.

Columna 3: Amor – Nuevamente, enfóquese en dos o tres palabras clave. Piense en puntos a destacar, metas alcanzadas, un gran trabajo, logros recientes o halagos de clientes o miembros del equipo.

Con algunos días de anticipación, agendé una junta de 10 minutos con cada empleado para revisar la reseña. He aquí cómo se desarrolla típicamente la agenda:

Minuto 1: expliqué que la meta de la revisión es generar conciencia de los rasgos positivos y las áreas en las cuales trabajar. El empleado trabajará con su jefe para formar un plan de acción y responsabilidades. Después pregunte: "¿cómo te gustaría recibir consejos el día de hoy, en una escala de 1 a 10? 1 es amable y 10 es claro y directo." Esta escala le da el control al empleado y el revisor se convierte en el líder servidor, actuando de acuerdo a las reglas y preferencias de cada empleado. Requiere pensamiento rápido, pero adaptar su mensaje reasegura al colaborador de que esto se trata de ayudarlo. Una nota importante, aquellos que seleccionan el 10 no deben recibir una revisión cruel, sino una directa y al grano. Aquellos que eligen números menores también obtienen el mismo contenido honesto, presentado en palabras más suaves.

Minutos 2-4: La sección de firmeza o amabilidad. Con quienes respondan 7 o más alto, comience con la parte firme. Comience con el amor para cualquiera que diga 4 o menos. Aquellos que respondan números intermedios, 5 o 6, obtienen está pregunta: "¿Qué crees que necesita trabajo?" lo que pone la firmeza en primer plano, de modo que pueda concluir con el amor.

Minutos 4-6: Cambie a la sección restante, ya sea firmeza o amor.

Minutos 7-10: Ahora, dejé que el empleado se mueva al asiento del conductor y ofrezca la respuesta que él requiera para cerrar la sesión. Aplique la disciplina del pensamiento de diseño: observe y absorba sin prejuicio y sepa que puede continuar más adelante en caso de ser necesario.

(Mona Patel es fundador y Presidente Ejecutivo en Motivate Design y UX Hires.)