Durante la sesión plenaria, el secretario de la Sala Constitucional y designado como interventor coadyuvante del Departamento de Consolidación de Datos Estadísticos de la Dirección de Estadísticas Judiciales, Julio Pavón, presentó un informe parcial de resultados sobre las medidas adoptadas en la Sección de Estadística Civil, a través del “Informe de Gestión de la Dirección de Estadísticas Judiciales - Sección de Estadística Civil - Circunscripción Judicial de Capital”.
En el documento, se registra un avance aproximado del 70 % en los trabajos de implementación de las mejoras propuestas, en atención a las observaciones formuladas por la Dirección General de Auditoría Interna de la Corte Suprema de Justicia.
En ese sentido, el interventor explicó que “vengo a presentar un informe parcial referente a la intervención solicitada por la Corte Suprema de Justicia desde el 11 de marzo, sobre los puntos que en su momento detectara la Dirección General de Auditoría Interna, en la que hemos adoptado diversas medidas durante estos dos primeros meses”.
Entre las acciones implementadas mencionó la incorporación de un nuevo formulario de autorización para la entrega y retiro de actuaciones, en cumplimiento de lo establecido en el artículo 187 del Código de Organización Judicial, que dispone que los secretarios deberán presentar personalmente las resoluciones ante esta unidad de estadística.
Indicó que esta nueva proforma permite identificar correctamente a los funcionarios autorizados por los actuarios de los juzgados que remiten las resoluciones a la Sección de Estadística Civil y exige, además, el detalle concreto de las actuaciones remitidas, a fin de preservar la custodia de las actuaciones procesales durante esa etapa de traslado y brindar mayor seguridad en su recepción, procesamiento y devolución.
Informó sobre la puesta en marcha de un nuevo formulario de constancia provisoria de entrada de las actuaciones recibidas y de salida definitiva. Explicó que este instrumento permite contar con mayor precisión respecto a los detalles de la recepción y dejar asentadas las observaciones que pudieran detectarse al momento del procesamiento, con la consiguiente devolución.
Destacó que el proceso simplificado al que se encuentra sometida la sección intervenida comprende etapas bien definidas: recepción, verificación, registro y archivo. En ese sentido, una vez recibida la actuación, esta pasa a la etapa de verificación, que implica el control de sus formalidades externas, tales como número, sellos, firmas y fechas. Solo una vez superada dicha instancia sin observaciones se procede al registro y archivo definitivo.
Igualmente, informó sobre la liberación de la función relativa al registro inicial de las nuevas acciones planteadas en el sistema Judisoft. Al respecto, explicó que se dispuso la exoneración de la carga y registro inicial de las nuevas acciones promovidas ante los distintos juzgados de Paz en la plataforma Judisoft, trasladándose dicha responsabilidad a los actuarios encargados de las secretarías afectadas por la resolución mencionada.
Precisó que esta tarea incidía significativamente en el cumplimiento de las demás funciones asignadas a la Sección de Estadística Civil, sin una justificación actual suficiente, considerando que anualmente ingresaban aproximadamente 35.000 expedientes con ese único fin. Añadió que esta medida permitirá descongestionar el flujo de trabajo y concentrar mayores esfuerzos en las labores propias de la sección.