• Por el Dr. Juan Carlos Zárate Lázaro
• MBA

Cuántas veces nos ha tocado participar de reuniones que resultan interminables y aburridas, con gente que divaga y “pilotea al máximo”, falta de informaciones o noticias insuficientes, que al final hacen que las mismas antes que efectivas se convierten en improductivas.

Cuando estamos en una posición directiva dentro de una empresa siempre tendremos necesidad de convocar a reuniones a la gente de nuestro equipo de trabajo.

Lo mejor es buscar la forma que las mismas resulten lo más efectiva posible, para lo cual se recomienda que podamos saber con la debida antelación el objetivo primario de la reunión y asegurarnos convenientemente de que podamos lograrlo positivamente.

Si miramos desde el punto de vista práctico a las reuniones llegamos a la conclusión de que básicamente tienen casi siempre propósitos primarios a saber:

La creación y fusión de un equipo de trabajo.

Dar información a los integrantes del mismo

Llevar a cabo una “tormenta de ideas” (braistorming) que nos permitan en base a ellas tomar decisiones que puedan ser beneficiosas para nuestra organización.

Recopilemos cuidadosamente dicha información que nos sirva de basamento para la toma de decisiones racionales, positivas y sobre todo productivas, pues la competencia “no tiene parientes” y el objetivo de cualquier empresa es ser lo más rentable y competitiva posible.

Algunas de las reuniones que los convocamos podrán tener como objetivo uno o varios de los propósitos enunciados precedentemente, lo que no significa que sean los únicos, pues un directivo eficiente y eficaz bien podría ir añadiendo otros en función a la naturaleza, objetivos y metas prioritarias de la compañía.

No debemos perder de vista como directivos que algunas de las reuniones que convocamos podrán tener como objetivo primario ayudar a nuestro equipo de trabajo, a que se conozcan mejor unos a otros, socializar juntos, incluso la posibilidad potencial de descubrir cosas acerca de otros participantes y no perder de vista que como jefe del equipo que eres deberás siempre tratar de situarte dentro del tu verdadero rol para que no se te vaya “el timón de las manos”.

Como directivo buscamos que las reuniones puedan ser útiles y efectivas, y saber mantener un control eficaz de las mismas, asumiendo nuestro rol de jefe y que como tal estamos al mando del equipo.

Muchas veces asistimos a reuniones donde el divague, el relajo o la poca efectividad en lo que decimos son comunes debiendo ser “cortadas de raíz” por los directivos, pues como dice el dicho: “el tiempo es oro” y el objetivo no ha sido pasar unos minutos de relax, sino hacerlos lo más productivo posible para nosotros y para la organización.

Siempre es mejor convocar las reuniones al final del día que hacerlo al principio de la jornada de trabajo.

Y por qué decimos eso, pues simplemente porque quien más quien menos ya querrá irse a su casa y harían que las reuniones se mantengan durante menos tiempo, pues si lo hacemos al inicio casi todos tenemos en mente cientos de temas y problemas que resolver lo cual hace que la distracción pueda estar presente y tornándolo al final muy poco efectiva.

La puntualidad es importante. Todas las reuniones deberán empezar a tiempo. No es bueno esperar a nadie, ni tampoco volver por los temas ya tratados para que el que no fue puntual pueda estar al tanto de lo ya conversado.

Deben ser planteadas y coordinadas con tiempo suficiente y con antelación, pero tampoco no demasiado, con lo cual evitaremos que nadie o casi nadie pueda venir con la excusa que tenía algún otro compromiso ya contraído.

Se pretende que sean bien productivas asegurándose de que cada punto de la agenda termine con un plan de acción, pues de lo contrario se convierte en una mera charla.

Deberán tener un propósito definitivo que nos permita una vez concluida hacer un repaso mental para determinar si hemos conseguido o no el propósito que nos marcamos antes de la misma.