La creación de la caja chica es una herramienta orientada a hacer frente a gastos que se generan dentro del ciclo operativo habitual de una mipymes y que requieren de disposición inmediata de efectivo.

El uso que debe darse a la misma es para hacer frente a imprevistos o gastos no planeados. Dicho fondo debe estar avalado con el comprobante fiscal adecuado para dicho propósito o bien contra un recibo de dinero cuando no sea factible conseguir una factura. La reposición del fondo de la caja chica debe realizarse de manera inmediata, debiendo ser controlada por una persona con absoluta integridad y confianza.

Una caja chica no debe considerarse una forma de subsidio o fuente de apalancamiento, dado que muchas veces la disposición de una cierta cantidad de efectivo, podría representar a los emprendedores “un calvario” cuando tenga que reponerlo, perdiendo muchas veces su naturaleza como herramienta operativa/transaccional para la mipyme.

El observar la caja chica como algo que nos permite adquirir mercancías o realizar gastos indispensables, pero que debe ser analizado siempre antes de llevarse a cabo el desembolso del dinero. Recordemos que la misma es un medio para hacer frente a las necesidades no previstas o planeadas de la mipyme, no así de las personas que tienen acceso a ella razón por la que debe asignarse siempre esta función a una persona que comprenda el manejo financiero de la empresa.

Cantidad de dinero a destinar como reserva para imprevistos.

Dentro de lo que representará la decisión de los emprendedores de calcular el monto de capital que se va a precisar para iniciar el negocio, es de vital importancia agregar el elemento denominado “imprevistos”. Ninguna empresa o persona física está exenta de ello que pueda surgir en el día a día. Y la previsión es “una buena palabra” para la correcta marcha de cualquier tipo de organización.

Por ello, dentro de la cuantificación de las acciones que hemos precisado en el punto anterior, se le debe agregar un monto de reserva, de modo tal a que este constituya un dinero con el que podamos contar como colchón financiero ante cualquier imprevisto que pudiera presentarse y que ante la ausencia de previsión muchas veces nos pone en aprietos.

El monto destinado a este propósito no guarda relación con el saldo de caja chica, el cual deberá ser pequeño y destinado a la cobertura de imprevistos de reducida magnitud y cotidianos dentro del día a día de la empresa.

A modo de ejemplo del tipo de imprevisto al que nos referimos, podría darse el caso de que un cliente nos pague con un cheque sin fondos suficientes y que esto haya sido algo casual y no necesariamente deseado por el mismo. No obstante, el daño está hecho, ya que no podremos contar de inmediato con un dinero que lo teníamos previsto cobrar para pagar nuestro alquiler, el salario a nuestro personal, la cuota del préstamo otorgado por nuestro banco, renovación de nuestro stock para la venta de nuestros productos (no existe peor escenario que el no contar con las mercaderías que demandan nuestros clientes), entre otros compromisos comerciales o financieros ya asumidos y que deben ser honrados. Para este tipo de situaciones u otras, se aplica nuestra reserva como contingente para salvar una situación en el momento sin que esto nos genere angustia o presión innecesaria. Una vez que se regularice la situación, el monto destinado a la reserva debe ser repuesto.

¿Cómo saber cuánto dinero mantener en el rubro de reservas?

No hay una fórmula mágica, ya que varía dependiendo del tipo de negocio, de las reincidencias de los imprevistos que llegaren a presentarse, y el tamaño en términos de dinero que representan los mismos. Solo el tiempo y la experiencia que vayan acumulándose nos darán un parámetro de cuánto dinero debemos mantener como fondo de contingencia las que podrían oscilar en no menos del 10% de las facturaciones promedios mensuales.

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