• Por el Dr. Juan Carlos Zárate Lázaro
  • MBA

Sin un buen flujo de efectivo, difícilmente tu negocio crecerá Por eso, los pagos puntuales de tus clientes constituyen un factor clave para que el sistema de cobranza se mueva sanamente y poder seguir ofreciendo productos y/o servicios de calidad.

Conforme aumente tu cartera de clientes, es preciso que definas un sistema de cobranza que te dé un registro confiable sobre los movimientos, facturas y recibos. Para ello, se debe comenzar por designar a un responsable que gestione su sistema de cobranza. En los negocios pequeños, los cobradores suelen ser los propios dueños. Sin embargo, muchas veces se designa a una persona para que realice esta operación. Así es como se comienza a crear un departamento de cobranza.

Un buen sistema de cobros depende tanto de la tecnología empleada para administrar la información, como del personal encargado de esta área. Quien realice esta tarea debe cumplir con un perfil profesional y buena disposición de servicio. Su función va de la mano con el departamento de ventas, orientado a concretar las cobranzas en tiempo y forma paralelamente de cuidar la relación con ellos.

Un elemento clave para asegurar la formalidad de la empresa es emitir las facturas en el momento correcto. Esto implica contar con una buena gestión de la información del cliente. Un buen software de contabilidad te ayudará a tener un registro de las facturas y emitirlas automáticamente.

En caso de que trabajes con clientes a distancia y tengas la posibilidad de realizar ventas online o vía depósito en alguna de sus cuentas bancarias, es importante enviar la factura de inmediato y solicitar una confirmación de recibido. Asegurarse siempre que en el documento se especifique el concepto de compra, precio, fecha de vencimiento y las políticas de la empresa al respecto. Tomar en cuenta que aplazar el envío de una factura prolonga los tiempos de pago.

Llevar los reportes de cuentas por cobrar es fundamental para tener control pleno acerca de la salud financiera de tu negocio. Apóyate en un software contable. Así podrás darle un seguimiento correcto a los pagos, saber la fecha exacta de emisión de facturas y sus plazos de vencimiento. Los reportes de cuentas por cobrar te ayudarán a tomar mejores decisiones sobre las acciones a implementar según cada caso, al ofrecerte en tiempo real el estatus de tus cobranzas e indicadores. Es de suma importancia que antes de adquirir dicho software, verifiques que esté diseñado para facilitarte estas operaciones y que te permita exportar información desde una planilla excel, herramienta comúnmente utilizada como método auxiliar.

Yendo a la gestión de cobranzas en sí, es importante establecer los mecanismos que serán utilizadas para alertar a tus clientes que deben ponerse al día con sus deudas. Puedes prever la utilización de llamadas telefónicas, recordatorios a domicilio, envío de correos electrónicos automáticos, entre otras formas que consideres adecuada para cada cliente. Es importante que definas la vía y la secuencia para notificar a tus clientes sobre sus pagos pendientes, especialmente cuando han excedido el límite de tiempo.

Administrar tus cobranzas con la ayuda de un software te proporcionará la seguridad necesaria en el manejo de todos los datos importantes. El hecho de que estén almacenados en un sólo lugar te permitirá tener un mejor control y seguimiento de las finanzas del negocio. Más temprano que tarde podrás utilizar esta información para generar estrategias que te permitan aumentar tus facturaciones.

Y por último, te recomendamos planear y evaluar con frecuencia el sistema de cobranza que decidas aplicar. Recuerda ante todo, que los cobros implican una comunicación clara y cordial con tus clientes.