• Por el Dr. Juan Carlos Zárate Lázaro
• MBA

El empleo de políticas es vital en el trabajo de planear un curso de acción. Para tener chances de lograr la mayor parte de los objetivos predeterminados es indispensable contar con políticas administrativas bien delineadas que se adecuen a la estructura organizacional y segmentos de negocios explotados por la compañía.

Constituyen una parte de la planeación estratégica y coadyuvan al logro de los resultados esperados tanto en lo cualitativo como cuantitativo.

Dan a conocer las intenciones de sus directivos, concernientes a las distintas actividades desarrolladas por la organización y son decididas en forma proactiva, antes que aparezcan la necesidad de llevarlas a cabo.

Quien delega autoridad concede el derecho de tomar decisiones y de hacer lo posible para que se puedan cumplir en tiempo y forma.

Constituyen también medios orientados a que el que tiene autoridad delegada la aproveche y se perfeccione en aplicarla, dado que es necesario que hagan un uso efectivo del mismo que les permitan realizar su trabajo en forma eficiente y eficaz dentro de un mundo cada vez más competitivo y vertiginoso.

Las políticas dentro de las empresas son también necesarias para coordinar eficientemente los esfuerzos de un grupo; ayudan a producir acciones armónicas, de tal manera que cada una se adapte al conjunto que va contribuyendo al logro del objetivo final.

Aunque existan muchas diferentes, es importante que todas estén razonablemente integradas para que las normas e instrucciones que dan sean uniformes y tiendan a apoyarse entre sí.

La integración ayuda a conseguir que la ejecución del trabajo sea uniforme, ordenada y eficiente. Y sobre todo que se entienda claramente para poder llevarlas a cabo en función a lo planeado previamente.

Deben formularse solo después de prever cuidadosamente todas las contingencias posibles. Las formuladas sin un análisis/evaluación previo resulta con frecuencia poco satisfactorias y de relativa aplicabilidad.

Se recomienda que sean completas y tener suficiente flexibilidad para poder emplearla en cualquier situación coyuntural que se presente y que se adecuen a las características intrínsecas de la organización.

La formulación de políticas debe tener prioridad, tanto cuando se establece una empresa como cuando se planean cambios en una ya existente, más aún teniendo en cuenta el extremo dinamismo observado hoy día en los mercados.

Es una labor constante, debido a que hay cambios en los objetivos y a que las condiciones generales del medio tampoco permanecen constantes. En el monitoreo/seguimiento de los resultados que se van obteniendo radica uno de los principales factores críticos de éxito.

Recordemos que la estabilidad de las mismas son esenciales para el éxito de una empresa y que al cambiarlas con demasiada frecuencia suele ser de consecuencias indeseables.

Es preferible que se formulen por escrito. Algunos directivos opinan que una que no está escrita, en realidad no existe.

Una política escrita es concreta, pues los gerentes se ven precisados a pensar a fondo las normas de acción necesarias para lograr el objetivo.

Por otra parte, observa también sus desventajas, pues a veces se distribuyen con demasiada amplitud y con frecuencia caen en manos de personas a quienes no les incumben.

Para una administración eficaz, es importante formular, dar a conocer y poner en práctica políticas bien meditadas. Las mismas constituyen normas uniformes que ayudan a los gerentes a planear, a conformar sus actos a los requerimientos legales y a obtener las metas deseadas.

Tiende a fomentar un mejor entendimiento y conocimiento de lo que se trata de realizar. Los objetivos llegan a cada uno de los niveles administrativos de la organización en términos más familiares y significativos sin necesidad de estar buscando términos “rebuscados” que en vez de flexibilizarlos podrían agudizarlos.