• Por Bernt Entschev
• Fundador de The Bernt

Estamos viviendo un período en el que las actividades en el ambiente de trabajo han ganado una velocidad extraordinaria. En parte, esto tiene relación directa con la tecnología que ha avanzado en las últimas décadas y nos ofrece facilidades para resolver demandas con rapidez y en gran volumen. Si antes, para enviar una carta a Europa y recibir una respuesta necesitábamos meses y tiempo para redactar el contenido mecanografiando, hoy el tiempo se resume a algunos minutos frente a la computadora y el clic hace que nuestro mensaje cruce el océano y llegue rápido al destinatario.

Si por un lado la tecnología ha derribado barreras y ha abierto caminos asfaltados, por otro ha traído consigo una exigencia mayor. Las actividades están llegando en gran volumen y muchas veces no estamos logrando "detenernos para pensar, razonar y evaluar" las situaciones que no pueden ser desempeñadas en el "piloto automático".

Esta velocidad nos proporciona la sensación de que todo es urgente, para ayer y se debe hacer ahora. ¿Es así? ¡No siempre!

Cuando realizamos las actividades con urgencia nuestra chance de equivocarnos es mayor, aumentamos nuestro grado de estrés y estresamos a las personas a nuestro alrededor (colegas de trabajo, proveedores, pares, etc.). Es un efecto cascada. También se pierde productividad y los resultados son medianos o bajos.

Y ¿cómo debemos entonces proceder?

Mi consejo es empezar a analizar en su agenda qué es realmente urgente en su rutina de trabajo y qué es importante ejecutar.

Urgentes son las tareas relacionadas a fechas, plazos y a situaciones que surgen y que no están a nuestro alcance programar. La buena noticia es que gran parte de eso se puede administrar. Las actividades antes de ser urgentes son importantes. Entonces, ¿qué tal administrar lo que es importante en un plazo factible?

Empiece separando todas las tareas de rutina diaria, semanales, mensuales. No las ejecute a última hora. ¡Administre! Por ejemplo: si tiene que realizar pagos cada último día del mes, reserve la fecha, no debe agendar otros compromisos para ese día. No debe dejarlas para último momento, puesto que puede producir multas, solicitud de nuevas órdenes de pago, envío de comprobantes entre otras situaciones derivadas. Se volvió algo urgente.

O, si sabe que tendrá que impartir una clase, un curso o una ponencia, debe reservar un tiempo para preparar su presentación, no debe dejarlo para después. El "después" se vuelve urgente y sabemos cuál es el resultado.

No existe secreto, entre tantas tareas que involucran el día a día. Debe separar las importantes, administrarlas dentro de una planificación y agenda. Debe trabajar con un mínimo de antelación. Dejar la tarea urgente solo para las situaciones que no están dentro de su control, siempre aparecerán en nuestras actividades, pero están propensas a ocurrir en menor número. Siguiendo este simple consejo, estoy seguro de que podrá resolverlo con facilidad, cuando la urgencia aparezca.