Chantrelle Nielsen

¿Qué tipo de diseño de oficina es el mejor para la productividad y el compromiso? Hoy en día, esta simple pregunta tiende a tener dos respuestas distintas. Por un lado, son las nuevas empresas de tecnología las que abogan por oficinas estructuradas en grandes ambientes abiertos, con áreas de trabajo delimitadas por mamparas bajas, muchas veces transparentes, lo que fomenta los encuentros casuales.

El nuevo campus de Google está diseñado para maximizar los encuentros casuales y la nueva sede de Facebook cuenta con la mayor oficina de entorno abierto en el mundo.

En la parte opuesta está la investigación acerca de las preferencias de las personas, al igual que un estudio del 2013, que "categóricamente contradice el credo aceptado por la industria de que el diseño de entorno abierto mejora la comunicación entre colegas y también mejora a sus ocupantes". Otro estudio demostró que el ruido resultante de la oficina de entorno abierto consume y agota la moral los empleados.

Entonces, ¿cuál sería el mejor? O, de manera más práctica, ¿cómo pueden las empresas identificar la "cantidad correcta" de interacción entre sus empleados para obtener el máximo rendimiento de ellos? En Microsoft respondimos a esta pregunta en un par de maneras.

Recientemente, nuestro grupo de análisis de trabajo recurrió a una compañía de bienes raíces comerciales para calcular el ahorro de costos asociados con la reubicación de 1.200 personas de la división de organización de ingeniería de Microsoft, moviéndolos de cinco edificios a solo cuatro inmuebles. Esto dio lugar a más empleados por predios y nos planteó la hipótesis de que esta circunstancia podría aumentar la colaboración.

Llegamos a esta hipótesis, en parte, después de que un estudio en Microsoft revelara los desafíos en cuatro áreas clave: la comunicación en las reuniones agendadas, las conversaciones ad hoc, la integración entre los compañeros de equipo y la creación de confianza entre esos mismos compañeros.

Estos resultados validaron una creencia común: la identificación entre los miembros del equipo se degrada con el más mínimo aumento de la distancia física.

Con esta información en mente, se calculó el tiempo de viaje relacionados con las reuniones antes y después de la mudanza de la oficina y se convirtió esta diferencia en ahorros monetarios basados en el uso del tiempo. Encontramos que, como resultado de la reubicación, cada empleado caminó unos pocos minutos menos al dirigirse a cada reunión. Entre todos los 1.200 empleados, esto se tradujo en una reducción de costos de US$ 520.000 por año en tiempo de los empleados.

El diseño del lugar de trabajo también influyó en la productividad del equipo y la colaboración. Inmediatamente después de la mudanza, la colaboración dentro de la organización aumentó significativamente de un promedio de 14 sesiones por persona por semana a 18. Un mayor número de reuniones representaba mayor intercambio de ideas o técnicas entre dos personas o más, quienes, por otro lado, históricamente estaban aisladas en equipos que ahora estaban en contacto más cercano.

Además, las reuniones eran más eficientes, con una duración ligeramente más corta de .77 horas comparadas a las .85 horas antes de la mudanza, lo que resulta en ahorros de costos adicionales para la empresa (y, con suerte, en empleados más felices).

Al final, nos apegamos a las maneras de las nuevas empresas de tecnología. Con el rol cada vez mayor que la tecnología juega en los negocios, era necesario humanizar el lugar de trabajo, facilitando las conversaciones cara a cara. Por supuesto, hay más ruido y menos privacidad, pero sentimos que los beneficios de una mayor proximidad superan a las desventajas.

El uso del análisis del lugar de trabajo para comprender los entornos de oficina es el primer paso hacia el descubrimiento de los comportamientos humanos. Las empresas deben tomar estas métricas y dirigirlas cuidadosamente al diseño de oficinas que maximicen el tiempo de contacto entre la gente y dejen de lado el tiempo de contacto con la pantalla.

(Chantrelle Nielsen dirige las áreas de investigación y estrategia en análisis del lugar de trabajo, una nueva categoría de productividad de la organización de Microsoft).