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Distribuido por: The New York Times Syndicate

TIME

Los expertos en el manejo del tiempo solían recomendar que dividiera su trabajo en tareas A, B y C. El concepto era hacer primero las tareas A, luego las B y después las C, cuando pudiera hacerlas. Si las prioridades cambian, usted solo modificaba el orden de sus A, B y C. Hacer todos los aspectos de un trabajo parecía posible, si usted tan solo seguía estas reglas básicas.

Sin embargo, esta clase de pensamiento terminó durante la recesión del 2007-2009. Entre enero del 2008 y febrero del 2010, se perdieron 8,8 millones de empleos. Aunque los puestos se eliminaron, buena parte del trabajo como tal no desapareció. Sin importar el puesto, todos terminaron con muchas más labores por realizar. Aunque se han registrado ganancias en cuanto a la productividad, los días de las tareas A, B y C se terminaron. Estar abrumado es la nueva normalidad.

Por ello es crítico deshacerse de sus labores de bajo valor –tareas que significan poco o nada para los consumidores o colegas. Diseñe, para usted mismo, un trabajo nuevo y alcanzable. He aquí cuándo hacerlo:

– Al comenzar un nuevo empleo: Usted tendrá una perspectiva fresca respecto a lo que necesita hacerse, y puede distinguir más fácilmente el trabajo de bajo valor. Propóngale a su jefe metas de tres meses, liberándose de tantas tareas inútiles como pueda.

– Si recibe mayores responsabilidades: Tiene una oportunidad de reestructurar su trabajo y presentar un plan. Ofrézcale opciones a su jefe.

– Cuando hay una reorganización: Las personas suelen pensar que no pueden decirle "no" a más trabajo, o serán el siguiente en ser despedido. Sin embargo, de hecho, después de una reorganización los sobrevivientes son indispensables para el futuro de la empresa. Por ello, si usted ofrece reestructurar su trabajo, típicamente se percibirá en forma positiva

– Usted ha hecho un gran trabajo, y todos están celebrando: este es un gran momento para pedir algo. Pida ayuda para reducir su trabajo de bajo valor.

Y he aquí cómo hacerlo:

– Sáquelo de la isla: un controlador había estado produciendo durante años reportes mensuales que nadie leía. Él envió una lista de ellos y le pidió a sus colegas que votaran por los tres o cuatro más importantes. Dejó de producir los que nadie usaba. Otro enfoque es preguntarle a sus clientes si puede dejar de hacer algo. La idea es eliminar el trabajo que no es importante, pero revisar primero, para estar seguro de no meterse en problemas.

– Automatícelo: Si es de bajo valor, es fácil de automatizar. Ya sea que se trate de agendar o de hacer acomodos estándar, probablemente hay aplicaciones de software que usted podría usar.

– Escriba sus propias reglas: Limite lo que va a hacer y asegúrese de que las personas conocen sus reglas.

– Cada semana, bloquee el mismo horario para usted mismo en el trabajo: Use el tiempo para descubrir cómo liberarse del trabajo de bajo valor. Otra opción es acaparar horas de oficina –deje que las personas sepan cuándo usted estará disponible para interrupciones, y cuándo no.

(Priscilla Claman es la presidenta de Career Strategies, Inc.)