Patricia Nieto.

El reclamo más escuchado en estos tiempos es justamente la falta de tiempo y los problemas derivados de esa situación. Encontrar la manera de solucionar los problemas y aprovechar el tiempo, es lo que desarrolla la coach Patricia Nieto en esta nota. POR PATRICIA NIETO, COACH.

"¡No tengo tiempo!" es un reclamo común en el día a día. ¿Sabes cuál es el mayor problema con este recurso limitado? Que no somos conscientes de cómo lo utilizamos. Tomamos al tiempo como un recurso que sí o sí está y estará siempre para nosotros. La acción de ocupar nuestro tiempo es tan natural e inconsciente como respirar (tú no piensas en que tienes que respirar a cada rato… ¿o sí?). De esta manera, la forma en que lo administramos sucede a piloto automático.

• Natalia no cumple los plazos, se llena de pendientes y no alcanza los resultados que su jefa desea. Al instante, ésta le compra una agenda y le comienza a llegar de asignaciones de tareas vía correo electrónico.
• Roberto tiene tiempos diferentes a su jefe. Éste se queja que es muy lento y que necesita asumir constantemente sus tareas para poder cumplir con los plazos. Tiene una conversación fuerte con él, pero las cosas no mejoran.
• María está frustrada, desea tiempo para ella, para hacer ejercicio y leer. Además, tiene planes para estudiar otro idioma y generar un emprendimiento propio. Sin embargo, no puede más que postergar y postergar. Se ha planteado seriamente dejar de ponerse metas.

Estos son solamente algunos casos cotidianos. En ellos, se busca solucionar el problema de administración del tiempo de forma superficial. La persona comienza a accionar, pero a los pocos días, vuelve a su vieja rutina y, con ella, a conseguir los mismos resultados.

¿Por qué caemos en el mismo problema una y otra vez?

Los resultados que tenemos en cuanto a administración del tiempo vienen de las acciones que realizamos o las que dejamos de hacer. Éstas, provienen de nuestras emociones y nuestro estado de ánimo. ¿Y cómo llegamos a ellas? A través de nuestros pensamientos. En el día a día, nos van ocurriendo cosas y ante cada cosa que nos sucede, reaccionamos a través de nuestra mente. Esta es como un témpano de hielo o iceberg. Lo que estamos viendo como problema, solo es la punta del mismo que emerge del agua y que llamamos consciente. Nuestra mente consciente ocupa entre 1 a 5% nuestra existencia.

Cuando hemos buscado solucionar el problema y este sigue de la misma forma a pesar la acción, significa que la raíz del problema está más abajo, en la mente subconsciente. Ella maneja el 99 a 95% de nuestra vida y aloja aspectos de nuestra persona que ni siquiera conocemos.

Ejemplos de cómo puede afectar la mente subconsciente al problema

Creencias limitantes:

• “Si yo no lo hago nadie más lo va a hacer” – esto genera que termine encargándome de todo y obviamente, llenando mi tiempo de actividades que otros podían realizar.
• “Si no lo hago perfecto, no lo hago” – muchas veces, esto es motivo de postergar y postergar hasta tener toda la información o cubrir todos los detalles al máximo. Se vive la perfección como algo posible cuando en realidad es interpretativa. Lo que es perfecto para mí no lo será para otros.
• “Si digo que no, el otro se va a enojar” – Cuando esto sucede y el otro es mi jefe, termino diciendo que sí a todo y no termino nada.

Ejemplos de etiquetas:

• “Soy el/la más responsable” – comúnmente esto hace que la persona no solamente asuma sus propias responsabilidades, sino que termine asumiendo responsabilidades de otras personas.
• “Esto es trabajo de mujer/varón” – Limita la acción a una persona específica, desperdiciando el talento de otras. Es común en la familia que la mujer asuma la revisión de las tareas y apoyar en el estudio de los hijos, diciendo que es “tarea de mujer” y luego se queja que su pareja no se hace cargo cuando, muchas veces, ni siquiera le dio la oportunidad de hacerlo. En algunas empresas todavía piensan que la negociación es “cosa de hombres” y asumen que enviando a un hombre a una negociación se asegurarán de tener una postura firme, cuando tanto mujeres como varones pueden ser excelentes negociadores.
• “Soy… (profesión)y por eso soy así” – Algunas personas se escudan en sus propias profesiones u ocupaciones para permitirse ser poco responsables, impuntuales o desorganizados.

Hábitos improductivos: Un hábito es un patrón de comportamiento que es sostenido en el tiempo y que la persona realiza sin ni siquiera pensar en ello. Los hábitos improductivos nacen de las grandes fortalezas de cada persona que, al llevarlas al extremo, se convierten en debilidades. Veamos algunos ejemplos:

• Decir constantemente que sí – Estas personas se distinguen por su apertura, flexibilidad y amabilidad. Siempre están abiertas a tomar nuevas tareas, motivo por el cual pensamos en ellas en primer lugar cuando necesitamos asignar una. Tiene una mala relación con el NO cuando necesita decirlo. La persona se llena de compromisos que, finalmente, deja inconclusos o los cumple fuera de fecha.
• Centralizar la acción o ser pelota jara – Normalmente, son personas altamente responsables y orientadas a resultados. Para asegurarse el alto nivel de los mismos, hacen que las tareas pasen en algún punto por sí mismos (“antes de enviar el mail, lo voy a revisar yo”) generando tremendos cuellos de botella.
• Hacer varias cosas a la vez – Son personas que tienen alta capacidad de hacer cosas en simultáneo. Cuando explotan esa capacidad al máximo, prestan la atención a varias tareas al mismo tiempo. Con ello, baja el nivel de eficiencia y de calidad en lo que hacen y prolongan los tiempos de finalización de las mismas.
• Postergación – Por lo general, son personas orientadas a resultados de excelencia y que tienen una mala relación con el error. Además, son muy buenas analizando por lo cual buscan información, la revisan, la procesan y luego actúan. La postergación puede ser de días, semanas, meses, años y décadas.
• Incompletud – Este hábito por lo general está emparentado con decir que sí y hacer varias cosas al mismo tiempo. La persona inicia las tareas, pero las deja por el camino sin concluir. Se da en personas que les gusta decir que sí y llevar acciones en forma simultánea.

Valores: Son aquellas cosas que nos importan y que tienen un valor especial para nosotros. Cuando elegimos entre dos cosas, por ejemplo, delegar o hacer nosotros mismos, es porque hay un valor inconsciente que está detrás de eso que escogimos. Por ejemplo, puede haber muchos valores escondidos en la no delegación de tareas:

• Quiero llegar a los resultados esperados (Competencia).
• No quiero incomodar a otros pasándoles más actividades (Relacionamiento).
• Quiero mantenerme seguro (Seguridad).
• Deseo que todo se mantenga en el mismo orden que yo solo puedo mantener (Orden).
• Quiero hacerlo yo para luego ser reconocido por el resultado (Poder).
• Deseo pasar por la actividad para aprender (Aprendizaje).

Estilos de pensamiento o meta programas: Son como el software de nuestro proceso mental. Preceden a nuestras acciones. Estos son algunos meta programas que generan problemas de administración del tiempo:

• Específico alto – La persona es muy detallista e invierte tiempo en gran cantidad de detalles.
• Reactivo alto – Se asigna mucho tiempo a pensar, analizar, reflexionar lo que hace que la persona demore en llevar a la acción algo.
• Referencia externa alta – La persona busca información afuera o bien que otros tomen la decisión por ella, por lo que pasa a depender de tiempos ajenos.
• Opciones alto – Realiza varias cosas al mismo tiempo o va saltando de una actividad a otra sin concluir todas.
• Compatibilidad alta – Dice constantemente que sí a cada pedido que recibe.
• Centro de control interno alto – Desea formar parte de la acción por lo que sí o sí hace pasar la tarea por sí misma.
• Pasado bajo – La persona se olvida de cosas que se dijeron o hicieron y vuelve a repetirlas, generando retrabajo.

¿Qué alternativas de solución existen cuando el problema está alojado en el subconsciente?

Algunas personas solo requieren detectar cualquiera de estos elementos del subconsciente. Cuando se dan cuenta de ello y lo dimensionan como un obstáculo para sus resultados, cambian en forma inmediata.

Otras no pueden alcanzar a detectar dónde está el problema. Para ellos, es ideal realizar un análisis de cómo funciona su mente a través de herramientas diseñadas para esto. Una de ellas es MindSonar, que es un test de validez científica que con rapidez y precisión detecta Valores (Motivadores) así como los estilos de pensamiento y meta programas que pueden generar obstáculos para la buena administración del tiempo. Esta información la persona la puede procesar sola o bien a través de un coach especialista que le ayude a convertir el problema en una meta, le acompañe a activar creencias potenciadoras y generar hábitos que sean más productivos.

Recuerda, todos tenemos la misma cantidad de horas en el día. La idea no es tener más horas, sino utilizar las que tenemos en forma más inteligente, conociéndonos mejor a nosotros mismos, utilizando nuestras fortalezas y generando cambios en aquellas áreas que producen los obstáculos hacia los resultados que queremos.

Fuente: VIDA + FAMILIA (Suplemento de los días sábados del diario La Nación).