Shani Harmon

TIME

Cuando se trata de dirigir reuniones que produzcan resultados, el cuándo se reúnen importa tanto como la forma en que lo hacen. Eso es particularmente cierto en organizaciones donde los empleados son tanto "creadores" como "gerentes."

Los creadores, también conocidos como contribuidores individuales, son los diseñadores de software, ingenieros, arquitectos, escritores e investigadores que producen conocimiento. Los gerentes, por otra parte, son los líderes que integran las diversas disciplinas y sirven como interfase entre las necesidades del consumidor y la estrategia de la organización. Debido a estos diferentes roles, los dos grupos tienen necesidades muy distintas para su ritmo diario y sus calendarios.

Los creadores necesitan grandes espacios de tiempo sin interrupciones para resolver problemas complejos e imaginar nuevas soluciones. Los gerentes operan en el centro de una compleja red de consumidores, socios externos y partes interesadas internas, de forma que suelen dividir sus días en reuniones de 30 o 60 minutos.

Considerando estas diferencias, las agendas ideales para cada grupo suelen entrar en conflicto. Entonces, ¿cómo pueden estos dos grupos apoyarse entre sí para maximizar el valor de su tiempo?

Los creadores necesitan ser protectores incansables del tiempo de trabajo continuo, para asegurar que pueden sumergirse en un problema sin que los interrumpan. Si usted es un creador, intente lo siguiente:

— Sea extremadamente disciplinado acerca de usar su tiempo para entregar las prioridades esenciales. Manténgase tan lejos de las distracciones como pueda. Bloquee en su calendario el tiempo de trabajo como si fuera una reunión.

— Alinee su "tiempo de crear" con su biorritmo natural. Para las aves nocturnas, esto podría significar agendar varias veces a la semana un horario de 8:00 de la noche a 2:00 de la mañana, y acordar con su jefe que le permita llegar tarde los días siguientes.

— Apagar el Wi-Fi, poner el estatus de mensajería en "no disponible" y poner una señal en la puerta de su oficina que diga algo como "Resolviendo grandes problemas. Por favor no interrumpa."

Por su parte, los gerentes necesitan cumplir con sus propias necesidades sin afectar el horario de los creadores. Si es un gerente, usted debería:

— Establecer un protocolo de comunicación con los creadores clave de su equipo, para brindar actualizaciones regulares sobre el estatus de los temas urgentes y los proyectos de largo plazo.

— Respetar las fronteras que los creadores ponen respecto a su tiempo y tener requerimientos muy estrictos respecto a lo que amerita una interrupción.

— Diseñar y dirigir reuniones de alta calidad, que alcancen los objetivos necesarios y sean una buena inversión del tiempo de todos.

— Debido a que los calendarios fragmentados son extremadamente disruptivos para los creadores, agende las reuniones en bloque, ya sea al inicio de la mañana, alrededor de la hora del almuerzo o al final del día.

— Cuando sea posible, brinde actualizaciones y comparta información a través de correos electrónicos concisos y bien redactados, de forma que sea fácil para los creadores el acceder a información importante en sus propios horarios.

Las organizaciones necesitan tanto creadores como gerentes. Los líderes sabios no dejan que la necesidad de compartir información y supervisar bloqueen la productividad de sus recursos más importantes. En lugar de ello, buscan maneras de respaldarlos.

(Shani Harmon es la oficial en jefe de entregas y cofundadora de Stop Meeting Like This, una organización dedicada a revolucionar la forma en que el trabajo se hace dentro de las organizaciones.)