• Chad Bray © El New York Times 2016
• LONDRES. Para muchos, en el mundo del trabajo, un escritorio es como un hogar lejos de su hogar.

Fotos de familia, baratijas de vacaciones, un par extra de zapatos o los palillos de repuesto para comida china son sólo algunas de las cosas rutinariamente dejadas por ahí en lo que se ha convertido en un espacio personal.

Pero eso tiene un precio para las empresas, especialmente en ciudades como Londres o Nueva York, donde el costo de los bienes raíces es muy elevado y en un momento en que los trabajadores tienen más movilidad laboral que nunca.

En su recién inaugurado edificio en el centro de Londres, el gigante bancario suizo UBS busca cambiar la forma en que los empleados ven su relación con sus espacios de trabajo.

Muchos de sus empleados en la calle Broadgate N° 5, en la ciudad de Londres, ya no estarán atados a la misma mesa todos los días con un teléfono y una computadora de escritorio. En cambio, la compañía ha desplegado en todo el edificio los denominados escritorios delgados.

Los auriculares de teléfonos de línea baja se sustituyeron por auriculares personales y los empleados pueden iniciar sesión en sus escritorios virtuales en computadoras en cualquier escritorio del edificio o en su casa. No hay computadoras portátiles que llevar y sus números de teléfono los siguen de escritorio a escritorio o a sus dispositivos móviles.

"Para mí, es algo que está comenzando y permitiendo que la gente trabaje de diferentes maneras en cualquier proyecto, sea cual fuese la actividad en la que estén trabajando", dijo Andrew Owen, director general de servicios corporativos del grupo UBS, en Londres. "Estar encadenado a un escritorio en un ambiente singular es restrictivo", agregó.

Los empleados tienen una pequeña cantidad de espacio para archivos y un armario donde pueden guardar cualquier artículo personal que puedan utilizar durante el día. (Documentos de mayor volumen se mantienen en papel a más largo plazo y pueden ser solicitados a una ubicación fuera del sitio y no tardan más de dos horas en llegar).

La eliminación de los escritorios fijos no es un concepto nuevo –ha demostrado ser particularmente popular entre las empresas de tecnología y las nuevas empresas– pero sólo en los últimos años la tecnología lo ha hecho más viable para las grandes empresas.

Todavía es una rareza, sin embargo, en la banca de inversión. Citigroup es una de las pocas empresas que tiene una configuración similar, en su nueva sede en el centro de Manhattan.

Y la práctica aún no se ha infiltrado en todos los aspectos del negocio de UBS.

Los pisos comerciales de UBS en Londres todavía tienen una configuración más tradicional, con grupos de empleados que se dirigen al mismo conjunto de escritorios cada día para ver tres o seis pantallas de datos comerciales.

Pero eso podría cambiar en el futuro. "El mostrador de operaciones es nuestro próximo punto de escala para lograr la movilidad de los usuarios", dijo Ashley Davis, director general del centro corporativo de UBS en Londres.

Al tener una configuración más móvil para sus empleados, UBS cree que es capaz de utilizar sus inmuebles de manera más eficiente. La empresa está utilizando una proporción de un escritorio disponible para cada 1,2 empleados que trabajan en el nuevo edificio en Londres.

Más de 6.000 personas trabajarán allí. Alrededor del 89 por ciento se han mudado hasta ahora.

Hay áreas comunes donde los empleados pueden citarse para reuniones o trabajar si la empresa se encuentra a plena capacidad de escritorio. La mayoría de los días, sin embargo, alguien está de viaje o de vacaciones.

Los ejecutivos de UBS insisten en que el cambio no se trata sólo de costos.

"Me equivocaría al sentarme aquí y decir que no hay una dimensión de eficiencia económica", dijo Owen. "En sí mismo, esa no es la razón para hacerlo. No funcionaría sobre esa base. La forma en que operamos tiene que ser de valor para nuestro personal y nuestra estructura. Tiene que haber un valor allí", agregó.

UBS pasó dos años preparando a los trabajadores en Londres para el nuevo concepto de escritorio móvil y respondiendo a sus preocupaciones, señaló Owen.

El nuevo edificio de oficinas cubierto de metal, diseñado por Ken Shuttleworth, de Make Architects, tuvo que superar una variedad de desafíos para encajar en el barrio.

No podía bloquear la vista de la Catedral de San Pablo, en el centro de Londres, desde el Monte del Rey Enrique, a 14 millas de distancia, en Richmond. (La leyenda dice que el montículo fue el lugar desde donde Henry VIII vio un cohete disparado desde la Torre de Londres para señalar la ejecución de su segunda esposa, Ana Bolena, pero los historiadores creen que la historia es falsa).

Como resultado, el edificio de 700,000 pies cuadrados es largo y plano y se eleva sólo 13 pisos, lo que Make llama un "rascasuelos" en lugar de un rascacielos. UBS tiene un contrato de arrendamiento de 20 años de la propiedad.

En el interior, UBS ha reducido significativamente el número de oficinas individuales, en alrededor del 40 por ciento. Ninguno se sienta contra las ventanas, permitiendo la luz en todo el edificio.

UBS comenzó un proyecto piloto para escritorios móviles en Suiza en el 2010, casi al mismo tiempo que se estaba preparando para la construcción de su nuevo edificio en Londres.

Ahora tiene entre 25.000 y 30.000 empleados que utilizan los escritorios móviles en Suiza y está lanzando el concepto a sus operaciones en Nashville e India. A finales del 2017, la compañía espera tener alrededor de 72.000 escritorios "finos" a nivel mundial.

"Trabajando juntos, hablando entre ellos, trabajando de una manera más ágil. Es probable que la gente ya no esté tan fija en su entorno de trabajo", dijo Harald Egger, jefe de servicios corporativos y abastecimiento de UBS. "Trabajan mucho más en proyectos", finalizó.

Sigue a Chad Bray en Twitter @Chadbray.