• Maura Thomas
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En el nuevo mundo del "trabajo sin muros," el trabajo se realiza en pisos abiertos en lugar de en oficinas privadas, y en ubicaciones remotas, además de los cuarteles generales. Sin embargo, en mi trabajo con clientes, suelo descubrir viejas ideas acerca la administración del tiempo, que no toman en cuenta esa nueva realidad. He aquí cuatro errores que surgen una y otra vez:

ATAR A LOS TRABAJADORES A SU CORREO ELECTRÓNICO: ¿es común en su compañía que el correo electrónico sea usado para comunicaciones urgentes? ¿Usted espera una respuesta inmediata a los correos electrónicos? ¿Incluso si no espera una respuesta inmediata, sus empleados piensan que sí?

Si respondió sí a cualquiera de estas, usted quizá ha creado de forma no intencional una cultura donde los empleados están forzados a revisar constantemente su correo electrónico. Esto los pone todo el día en modo reactivo, evitando que prioricen su trabajo.

En lugar de ello, designe otro canal de comunicación, como el teléfono o los mensajes de texto, para situaciones urgentes. Asegúrese de que su equipo sabe que los correos que les envían o requieren una respuesta inmediata, y de que ellos pueden cerrar su correo electrónico o trabajar fuera de línea cuando necesiten enfocarse.

IMPLEMENTAR DE MANERA IMPROPIA SU PLAN DE OFICINA ABIERTA: los proponentes de los planos de oficina abierta dicen que éstos mejoran la colaboración y la innovación, pero los oponentes reportan que causan un mayor estrés y menor concentración, motivación y funcionamiento cognitivo. La investigación muestra que el mayor beneficio proviene de la oportunidad de que los empleados colaboren, socialicen, y liberen tensión. Por el contrario, la mayoría de los estudios citan el ruido, la distracción y la pérdida de privacidad como algunos de los factores más dañinos. Por ende, asegúrese de que su plan atienda estos temas, o haga cambios para corregirlos.

NO CONSIDERAR EL IMPACTO DE LA NUTRICIÓN: el nivel de energía de sus empleados es un factor crítico para el éxito. Suelo ver dos situaciones que involucran el alimento de la inteligencia, en donde mis clientes están perdiendo una oportunidad de mejorar la productividad: las reuniones con servicio de comida y la cocineta de la oficina.

Las montañas rusas de energía distraen y afectan el desempeño. Las reuniones suelen incluir comidas altas en carbohidratos, que ocasionan que la glucosa en la sangre se eleve y después se desplome. Cambiar los bagels por sandwich de huevo y postres de yogurt puede ayudar a prevenir estos cambios. Las botanas saludables en el salón de descanso también pagan dividendos a la hora de respaldar la administración de energía de su equipo. De hecho, las fuentes saludables de energía sostenida pueden mejorar la productividad hasta en un 20%.

NO PREPARAR PARA EL ÉXITO A LOS TRABAJADORES A DISTANCIA: incluso si usted tiene una política de trabajo a distancia, podría estar omitiendo problemas potenciales. Algunos gerentes creen que las tareas y labores personales distraerán a los empleados al trabajar desde casa, y de que podrían volverse perezosos sin supervisión. Asegúrese de que esto se basa en evidencia y no en prejuicios personales. Las medidas para el éxito deben ser claras y acordadas de antemano, y los gerentes podrían necesitar entrenamiento respecto a cómo dirigir trabajadores a distancia. Para mejorar las probabilidades de éxito, planee cuidadosamente con los empleados y con sus supervisores antes de que comience el trabajo a distancia.

(Maura Thomas es un conferencista de TEDx, fundador de RegainYourTime.com y autor de "Personal Productivity Secrets".)