ELIZABETH GRACE SAUNDERS

Las vacaciones están a la vuelta de la esquina, y en poco tiempo sus colegas podrían pedirle que los cubra mientras están fuera. De repente, está equilibrando no solosu trabajo normal, sino también el de alguien más. Quiere ayudarlos en lo que pueda y actuar como jugador de equipo. Sin embargo, algunas veces se siente abrumador. Este sentido de sobrecarga puede complicarse cuando tiene a múltiples individuos fuera de la oficina o ausencias más largas, como una licencia porenfermedad, sabático o licencia de maternidad.

¿Qué hacer cuando tiene que llevar la carga de dos o más personas?

La mejor opción es encontrar una solución intermedia, en la que lleve lo esencial, pero evite poner sobre sus hombros el preso completo de múltiples trabajos.

Estas seis estrategias pueden ayudarlo a alcanzar ese delicado equilibrio:

Cuando alguien le pide cubrir susproyectos mientras está fuera, sea consciente de lo que razonablemente puede hacer. Usted no puede hacer todo, y eso estábien. Si usted también estará algo de tiempo fuera de la oficina, quizá no tendría la capacidad de asumir tareas extra. Lo mismo sucede si tiene grandes e importantes fechas de entrega, quecoincidan con la petición de cubrir a un compañero. En casos como este, podría necesitar alentarlo a que encuentre alguien más.

Sus colegas necesitan responsabilizarse de hacerle una entrega clara de responsabilidades. Esto podría implicar un correo electrónico donde detallen elestatus de los proyectos, los siguientes pasos, las fechas de entrega y los contactos clave, o podrían tener una junta para comunicar esa información. De cualquier forma, es esencial que usted tenga claro lo que necesita hacer.

Cuando necesite hacer múltiples trabajos a la vez, reviértase a modo de sobrevivencia. Esto significa un radical enfoque en las fechas de entrega y lo que escrítico lograr ese día o semana. De ser posible, tenga una lista consolidada de sus propias fechas límite y aquellas que tiene que cumplir en representación de otros.

Si tiene un masivo incremento del trabajo urgente, quizá necesite suspender por completo lo que no sea urgente, como un proyecto sin fecha de entrega, temas de mejora de procesos o reuniones de trabajo en red. Puede enfocarse en esos aspectos cuando sus colegas regresen a la oficina.

Podría estar tentado a pasar algo de tiempo extra en la oficina mientras sus compañeros están fuera, pero trate de no exagerar. Si debe laborar horas adicionales, elijaalgunas ocasiones en las que llegará temprano, se irá tarde ocompletará algo de trabajo los fines de semana, pero no conviertaeste tiempo en trabajar hasta tarde todas las noches.

Algunas veces cuando está ayudando, también necesita pedir ayuda. Vea si un jefe puede cubrir algunas responsabilidades, si un compañero puede tomarle notas en las juntas, de forma que usted no necesite asistir, o si puede obtener algo de ayuda temporal o bajo contrato. La ayuda temporal puede ser particularmente valiosa en las ausencias largas.

Ayudar a los colegas cuando están fuera de la oficina incrementará la carga de trabajo. Sin embargo, con las estrategias correctas usted puede mantener lo básico de su trabajo y asegurarse de que las tareas más importantes de la otra persona se lleven a cabo.

(Elizabeth Grace Saunders es fundadora de Real Life E Time Coaching & Speaking).