• POR BERNT ENTSCHEV  
  • Presidente y fundador de The Bernt

Recientemente participé de un grupo de estudios en una universidad de Curitiba. Este equipo se concentró en reflexionar sobre las nuevas formas de comunicación (herramientas) y uno de los más relevantes fue el cuestionamiento si el e-mail que utilizamos hace años tiene sus días contados.

¡La respuesta es que, a corto plazo, no! Algunos números presentados por un estudio norteamericano muestran la realidad hoy de nuestra conocida herramienta. En todo el mundo, son más de 3,7 mil millones de personas con cuentas en e-mail. Juntas pueden generar más de 270 mil millones de mensajes diariamente.

Su principal “competidor”, es el Whatsapp, hoy cuenta con 1,2 mil millones de usuarios y genera aproximadamente 50 mil millones de mensajes. Por supuesto estos números deben equilibrarse en los próximos años, debido a la importancia que los mensajes instantáneos han ganado en nuestras vidas.

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Si nos detenemos a analizar, Whatsapp ha excluido tareas no solo de los e-mails, pero principalmente, de los teléfonos fijos y de las llamadas a través de teléfonos móviles. Piense rápido: ¿Cuántas llamadas usted recibe a diario en su mesa de trabajo o en su aparato particular? Seguramente menos de lo que recibía hace uno o dos años. Pero no ha dejado de hablar con las personas. Ha cambiado la manera.

Si el modelo de comunicación se diversificó, es tiempo de utilizar bien lo que tenemos en manos. Use su e-mail para asuntos más robustos, que exigen más tiempo de análisis, que debe ser formalizado. Evite llenar la casilla de correo de los colegas con mensajes innecesarios. Tenga en mente que esta herramienta permite que usted no responda a su interlocutor inmediatamente. Además, debe crear mecanismos de filtro, donde mensajes no deseados van directo a la papelera y no molestarán en la casilla de entrada.

Por otro lado, para Whatsapp prefiera la utilización para mensajería instantánea. No debe tardar para responder, puesto que la herramienta lo pide. ¿Cuándo su móvil sonaba, inmediatamente atendía hasta dos años atrás? Con Whatsapp es más o menos así. Sin embargo, no debe exagerar con la facilidad que esta herramienta hoy le ofrece. Tenga en cuenta la finalidad de los grupos en los cuales participa. No sea pesado al enviar todo a todos. Existen perfiles de grupos, y ellos deben ser respetados.

Puede usar audios, pero debe tener cuidado para que no se convierta en un monólogo. Cuando sea necesario, debe utilizar la opción llamar, debe dar la orientación necesaria, pregunte, aclare dudas para que no se pierda entre un mensaje y otro. Seguramente no se equivocará en los temas que necesitará resolver.

Y, por último: cuidado para no duplicar las informaciones en diversos canales. Es decir, enviar un archivo por Whatsapp, y en otra ocasión por e-mail, y en otra a través de llamada. Consejo: si ha empezado un diálogo vía Whatsapp, finalice. No debe dejar parte por e-mail o vía teléfono. En el día a día esto es algo malo, porque las personas tienen muchas cosas para resolver y en el momento de realizar el control de lo que ha sido discutido no sabe exactamente en qué canal ha sido transmitida, solo sabe lo que ha sido discutido. De ahí tiene que buscarlo, esto roba mucho tiempo de las personas.

Por último, aproveche las herramientas que ellas tienen en las manos. La tecnología es nuestra aliada, nosotros debemos tener la capacidad y discernimiento sobre cómo utilizarlas mejor.

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