Paul Axtell

De acuerdo con la encuesta 2015 Work-Life Fit, nueve de cada 10 empleados estadounidenses creen que su jefe confía en que harán el trabajo, sin importar cuándo o dónde.

Este es un nuevo indicador de que la conversación acerca de los entornos laborales flexibles ha cambiado. Ya no se trata acerca de ofrecer una política. En lugar de ello, el enfoque debería estar en la infraestructura y la estrategia de la compañía que hacen exitoso el trabajo a distancia.

Una gran parte de este éxito depende de las reuniones virtuales, que han emergido como el método más importante para que los equipos se mantengan conectados. Sin embargo, incluso aunque la tecnología ha mejorado, seguimos atorados en los 1990s cuando se trata de la manera en que son dirigidas.

Para asegurar que sus reuniones virtuales añadan valor, haga estas tres cosas:

-Enfóquese en las relaciones: la calidad de las relaciones entre los asistentes determina la calidad de las conversaciones durante la reunión. Asigne la primera parte de la reunión para ponerse al día entre todos. Abra las líneas de conferencia 10 minutos antes del inicio de la reunión y pídale a alguien que le dé la bienvenida a las personas y hable con ellas. Cuando la junta comience, haga que tres personas compartan lo que les está pasando. Durante la reunión, use los nombres de las personas cuando se refiera a comentarios previos y, en la medida de lo posible, reúnanse cara a cara. Si los miembros foráneos del equipo están de visita, encuentre el tiempo para interactuar con ellos.

-Prepárese: las reuniones virtuales mejoran teniendo una agenda clara, que le permita a los participantes prepararse y participar a plenitud. Considere en su plan un 20% más del tiempo que considera necesitar para cada tema. Toma tiempo obtener una participación amplia y asegurar que los asistentes tengan la oportunidad de expresar su opinión y hacer preguntas. Usted también debería identificar a quiénes quiere escuchar antes de la reunión. Parte de sentirse incluido y añadir valor es compartir lo que usted piensa respecto al tema; dejar que las personas sepan que usted busca participación amplia es el primer paso; llamar estratégicamente a las personas es el segundo.

-Dirija para lograr la agenda y obtener participación: revise con el grupo la forma en que usted pretende manejar la conversación. Las reuniones virtuales requieren un enfoque de liderazgo más fuerte, porque usted no puede observar las pistas no verbales. Solicite la aprobación que necesita para disfrutar mientras lidera la reunión. Yo usualmente pido la capacidad de ser firme acerca de mantenerse encaminados, tener la libertad de referirme a las personas cuando sea apropiado y el acuerdo para poner de lado la tecnología.

Termine cada conversación usando los cinco elementos de cierre:

-Verifique que la discusión se haya completado: ¿alguien más tiene algo que decir o preguntar?

-Verifique la alineación: ¿todos están de acuerdo con las conclusiones?

-Verifique los siguientes pasos: ¿quién llevará acciones a cabo y cuándo estarán terminadas?

-Verifique el valor: ¿qué se llevan de la reunión?

-Verifique el reconocimiento: ¿hay alguien a quien debamos reconocer?

(Paul Axtell es el autor de "Meetings Matter: 8 Powerful Strategies for Remarkable Conversation").