• Por Bernt Entschev
• Fundador de The Bernt

No es raro, en nuestro andar cotidiano, escuchar colegas de trabajo que finalizan un día o una semana con la frase "la sensación que tengo es que fue improductivo". Pues bien, a menudo eso realmente no es solamente una sensación, pero sí una constatación.

Ser productivo en el ambiente de trabajo requiere un resultado. El problema actualmente es que hacemos muchas tareas sin pensar exactamente en el resultado efectivo. Así, trabajamos mucho, pero logramos poco y ahí surge la sensación y la constatación de que la improductividad nos ronda.

Sin embargo, la improductividad tiene muchas caras y varias vertientes. Vamos a observar un ejemplo clásico de la persona que entra en una organización. En los primeros meses su entusiasmo la destaca puesto que está con mucha energía para realizar las tareas e implantar proyectos. Sin embargo, con el transcurso del tiempo, la persona nota que la empresa no ofrece subsidios, que colegas a menudo no la apoyan y sus iniciativas siempre terminan fallando.

Este proceso acaba por podar la productividad y de ahí, más que nunca, las empresas tienen una gran responsabilidad sobre los bajos desempeños porque no se fijan en estos factores que están implícitos en profesionales productivos.

Sin embargo, existen cuellos de botella que hacen perder nuestra productividad. En algunas organizaciones son más fuertes, en otras no tanto, el hecho es que existen. Hice una lista para el lector de algunos de estos puntos, que valen tanto para quien es empleado, como para quien está en el rol del empleador. Sin embargo, recuerde: la dosis cierta siempre es el mejor remedio. No servirá de nada cortar, tampoco servirá de nada liberar sin reglas mínimas.

Internet – No hay discusión: la herramienta es increíble, sin embargo, dentro de su empresa o de su profesión ¿Para qué se utiliza? En un abrir y cerrar de ojos el mundo virtual nos consume horas y cuando nota la lista de quehaceres está llena. Entonces, cuidado con el exceso de búsquedas realizadas en la red. Cuando se necesita realizar una búsqueda, vaya directo al punto. Después que ha aprendido ejercite su conocimiento, no recurra siempre a búsquedas de algo que ya sabe. Optimice.

Chismes – Este asunto es recurrente en mis charlas dentro de las organizaciones. El chisme, además de comprometer el clima organizacional, también es una 'ladrón' de horas, puesto que además de no producir nada, siembra la discordia y potencia la improductividad. Y la lista de quehaceres crece en la mesa de las personas.

Email – Otra herramienta imprescindible en el ambiente de trabajo. Pero, ¿Será que cada vez que llega un e-mail en la casilla hay que parar todo para responderlo? La mayoría de las veces, no. Cada vez que tiene esa actitud tiene que parar lo que está haciendo perdiendo la concentración para atenerse a otro asunto. Entonces, debe buscar métodos que pueda optimizar la consulta del e-mail. En mi caso, por ejemplo, abro mi e-mail de cuando en cuando. Debe encontrar el mejor modo de gestionarlo.

Aplicaciones de Mensajes Instantáneos – Sigue la misma línea de los e-mails, con un agravante: llega a ser una falta de urbanidad que la persona que está charlando con un colega in locco y al entrar un mensaje instantáneo, para de charlar para ver el mensaje. Calma, si es importante el mensaje no huirá. Termine lo que está haciendo y mucho cuidado con discusiones interminables que los grupos online nos traen diariamente. También, son una invitación para la improductividad.

Área de Fumadores – Actualmente esa figura ha sido cada vez menos vista dentro de las empresas. Pero el hábito de fumar también es un villano que consume tiempo. Además de turbinar la improductividad, el área de fumadores también es un ambiente donde, en muchas ocasiones, los asuntos no relacionados a la empresa son tratados y horas de 'trabajo' se vuelven humo.

Interrupción – En el ambiente corporativo, principalmente los compartidos, cuidado para no interrumpir a colegas de trabajo sin que haya necesidad real. A veces usted quiere realizar un comentario de algo que está haciendo, y de paso, roba la concentración del colega, por lo tanto, configurando improductividad. Si, puede compartir. Pero es necesario tener la sensibilidad de cuando hacerlo.

Perfeccionismo – Visto por muchos profesionales con un 'predicado', también puede ser un gran causante de improductividad. Su exceso retrasa procesos y de paso produce pérdidas de horas.

Falta de método de gestión – Empresas que no dejan claros sus procesos no saben cómo medir la productividad.

Charla paralela – También cuidado con las charlas paralelas. Solamente lo esencial con el colega de al lado. Si es necesaria una charla más larga, debe llamarla a la persona a tomar un café, a una sala de reuniones o algo parecido, pero debe evitar al máximo hacerlo cerca de las estaciones de trabajo para no desconcentrar a los colegas que no tienen nada a ver con el asunto. Hablar alto entonces, ni pensar. Esta actitud desconcentra incluso la empresa vecina.

Reuniones improductivas – Otro asunto recurrente en las empresas. Si no es planificada es un fuerte aliado de la improductividad.

Ergonomía – Ambientes que no valoran la salud de los colaboradores son propicios para fomentar la improductividad.

Por último, habitúese a realizar pequeñas pausas en su día a día de trabajo. Concéntrese en lo que está haciendo y debe darse el 'premio' de una pausa para tomar un café o relajar el cuerpo. Podrá notar que al final del día o de la semana la sensación de improductividad no hará parte de su repertorio.